De la auditoría a producción en seis semanas clasificando documentación fiscal
Una asesoría fiscal de 18 empleados recibía facturas, nóminas y escritos de clientes por correo y por un portal, en formatos distintos, y los clasificaba a mano antes de cada cierre trimestral. Automatizamos esa clasificación por tipo de documento y dejamos un registro de trazabilidad pensado para auditorías.
de la auditoría a producción
de documentos clasificados sin intervención
de operaciones con registro de trazabilidad
El punto de partida
Cada cliente enviaba su documentación por su cuenta: unos por correo, otros a través de un portal, y en formatos que iban del PDF escaneado a la foto del móvil. Antes de cada cierre trimestral, alguien del equipo tenía que abrir cada documento, decidir de qué tipo era y archivarlo donde tocaba.
El trabajo se concentraba en los días previos a cada modelo trimestral, con el riesgo añadido de un documento mal archivado o perdido justo cuando más falta hacía.
- Documentación de más de 120 clientes por trimestre
- Dos días de clasificación manual antes de cada cierre
- Sin registro de quién había revisado cada documento
Qué hicimos
- 01
Muestreo de 500 documentos reales
Catalogamos los tipos de documento más frecuentes y dónde fallaba más la clasificación manual, para priorizar qué automatizar primero.
- 02
Clasificación automática por tipo de documento
Un modelo de extracción lee cada documento, identifica su tipo y los datos clave, y lo archiva en la carpeta del cliente que corresponde.
- 03
Preparación asistida de modelos trimestrales
Los datos ya clasificados alimentan una plantilla de trabajo por cliente, lista para que el equipo revise y presente el modelo.
- 04
Registro de trazabilidad y formación
Cada clasificación queda registrada con fecha y origen, y el equipo se formó en qué revisar y cuándo reclasificar a mano. Registro de formación incluido.
El proceso, antes y después
Antes · clasificación manual por lotes
Después · clasificación automática con registro
Resultados
| Indicador | Antes | Después |
|---|---|---|
| Tiempo de clasificación por lote trimestral | 2 días | 3 horas |
| Documentos mal archivados al mes | 14 | 1 |
| Documentos con registro de trazabilidad | 0 % | 100 % |
Y después
El registro de trazabilidad se revisa cada trimestre junto con la dirección de la asesoría, de cara a las obligaciones de documentación del AI Act. La siguiente fase es extender la clasificación automática a la correspondencia con la administración.